CERTIFICATS D'EMPRESA

Aquest servei permet l'enviament a través d'Internet, per part de les empreses, dels certificats d'empresa de cessaments per suspensió o extinció de la relació laboral.

En tot caso les empreses poden comunicar als treballadors i a les treballadores que vagin a finalitzar la seva relació laboral, que en el telèfon 901 119 999 del Servei Públic d'Ocupació Estatal poden obtenir informació sobre un possible dret a prestacions i sobre la documentació a aportar, agilitant-se d'aquesta forma la seva tramitació.

¿En què consisteix?

Consisteix a oferir a qualsevol empresa que tingui accés a Internet, la possibilitat de comunicar al Servei Públic d'Ocupació Estatal (SEPE)  els certificats de cessament de la relació laboral.

Aquesta comunicació es pot efectuar utilitzant diferents mitjans:

1. A través de l'aplicació de la tecnologia XML. Utilitzant aquesta tecnologia es presenten dues formes ben diferenciades de poder fer arribar al SEPE els certificats de cessament:

  • Mitjançant el tractament de fitxers XML la gestió dels quals d'enviament és manual. Requereix la intervenció d'un usuari per, una vegada el fitxer XML ha estat creat, procedir a seleccionar-ho i enviar-ho al SEPE.
  • Mitjançant el tractament de fitxers XML la gestió dels quals d'enviament està automatitzada a través de la utilització de serveis web. Es tracta d'una tasca de caràcter desatesa que no requereix intervenció per part de cap usuari.

Aquesta tecnologia permet la comunicació de certificats de cessament tant a empreses amb un únic compte de cotització com a aquelles que tinguin més d'un compte de cotització.

2. A través de la introducció online de les dades de certificats de cessament en un formulari web.

¿Com funciona el servei?

Per utilitzar l'aplicació Certific@2, les persones usuàries han de disposar d'autorització per a la transmissió telemàtica de dades als Serveis Públics d'Ocupació, obtinguda prèviament conformi el definit en l'aplicació Contrat@ o de signatura electrònica expedida per alguna de les autoritats de certificació.

El servei funciona de diferent manera en funció del mitjà escollit per fer la comunicació dels certificats de cessament:

1. Per a aquelles empreses que es decideixin per la utilització de la tecnologia XML.

Per a qualsevol dels dos sistemes d'enviament de certificats de cessament al SEPE que utilitzen aquesta tecnologia, les empreses hauran de generar els fitxers XML conforme a un únic esquema publicat per aquest Organisme. En aquest esquema s'especifica l'estructura dels fitxers de comunicació que les empreses han d'enviar.

Principals característiques en el funcionament de tots dos serveis:

  • Per als fitxers XML enviats a través de l'accés a l'aplicació Certific@2, és a dir, enviats mitjançant intervenció manual, es realitzen dos nivells de control:
    • Control de format. Es realitza en temps real, al mateix moment en el qual s'envia el fitxer. En cas de detectar-se error, s'especifica aquest i el fitxer no és enviat per al seu processament en el SEPE. En cas contrari el fitxer s'envia al SEPE para el seu processament.
    • Resta de controls. Es realitzen quan el fitxer ha estat enviat al SEPE. Com a resultat d'aquest segon nivell de control, es procedirà a enviar un correu electrònic informant del resultat definitiu del procés: processament correctament o rebutjat, en aquest cas s'adjuntaran els errors detectats.
      A més, en cada enviament es poden annexar fins a 10 fitxers XML.
  • Per als fitxers XML enviats a través de la utilització de serveis web, i en tractar-se d'un servei totalment desatès, l'empresa haurà de realitzar les adequacions informàtiques necessàries per donar suport a aquesta gestió.

    En aquest apartat s'inclouen dos serveis que estan disponibles per al seu ús:
    • Servei web de comunicació de dades, a través del com es realitzen els enviaments dels fitxers XML. Com a resposta a l'enviament, el SEPE assigna i retorna a l'empresa un nombre, que identifica unívocament a l'enviament realitzat.
    • Servei web de consulta de dades. A partir de l'identificador d'enviament anteriorment rebut, és possible usar aquest servei per conèixer en quina situació es troba el fitxer XML comunicat (rebut o en procés), i en el cas d'haver estat ja processat, es rebrà com a resposta un fitxer que contindrà el resultat definitiu del procés: processament correctament o rebutjat, en aquest cas s'adjuntaran els errors detectats.

Les persones treballadores incloses en els fitxers XML a enviar per qualsevol dels dos serveis esmentats poden pertànyer a empreses amb un únic compte de cotització o a empreses amb més d'un compte de cotització.

2. Per a aquelles empreses que es decideixin per l'opció d'introducció de dades a través d'un formulari web.

La utilització d'aquesta opció suposa la introducció de cadascun de les dades que conformen un certificat de cessament de forma similar a com s'emplenen en l'imprès en paper, amb les següents característiques:

  • Enregistrament immediat del certificat en les bases de dades de Certific@2, una vegada les dades del mateix han estat emplenats correctament.
  • Generació de la versió impresa en format PDF.
  • Disponibilitat de tots els valors possibles en alguns dels camps (tipus de contracte, professió, causa de suspensió/extinció, …), la qual cosa impedeix que es puguin comunicar valors inexistents.
  • Controls lògics i condicionants en els camps de dates (data d'alta en l'empresa, data de suspensió/extinció, data de cotització, …), la qual cosa impedeix que es puguin comunicar dates errònies.
  • Controls d'obligatorietat (identificació del representant, grup de cotització, data d'alta en l'empresa, …) i controls creuats entre diferents camps (causa de suspensió/extinció i nombre ERE, …), la qual cosa impedeix que es deixin de comunicar dades requerides.
  • Controls dels imports de cotització, en estar topats amb els màxims establerts.
  • Dades de l'empresa i del treballador (nom i cognoms i nombre d'afiliació a la Seguretat Social) facilitats pel sistema, a partir de la identificació del compte de cotització i del NIF/NIE del treballador, respectivament.
  • Possibilitat de consultar la mateixa informació continguda en el revers de l'imprès en paper (Normativa, instruccions d'emplenament i Llei de Protecció de Dades), mitjançant botons d'ajuda situats al llarg del formulari.

¿Quins són els beneficis?

Aquest servei d'enviament telemàtic dels certificats d'empresa resulta d'utilitat per a les empreses, atès que s'agilita, simplifica i automatitza el procés de facilitar aquesta documentació al SEPE, substituint així el seu lliurament al treballador en format paper.

El Certificat d'empresa de cessament de la relació laboral és un document de vital importància per al reconeixement de les prestacions per desocupació, per la qual cosa resulta important facilitar aquesta documentació al Servei Públic d'Ocupació, evitant el desplaçament del treballador o la treballadora a la seva oficina.

Aquest servei, en col·laboració amb les empreses, contribueix a aconseguir l'objectiu d'impulsar l'administració electrònica.

Pel que fa a la disponibilitat del servei (fitxer XML, servei web, formulari web), el sistema permet realitzar enviaments de certificats de cessament durant les 24 hores del dia en qualsevol dels 365 dies de l'any.

A això cal afegir l'important pas que suposa en l'automatització del procés d'enviament l'aplicació del servei web, així com la independència tecnològica de la utilització del formulari web, ja que no requereix cap tipus de coneixement especial ni desenvolupament informàtic per part de les empreses, tenint com a únic requisit disposar d'accés a Internet.