Diseña el plan de formación de tu empresa

Para que puedas llevar a cabo la gestión integral del plan de formación para tu empresa, puedes guiarte por los diferentes pasos que te indicamos a continuación, y que te llevarán desde la detección de necesidades hasta la evaluación del impacto.

Paso 1: Análisis de la situación de partida

El primer paso es realizar un diagnóstico de la situación de la empresa con relación a los retos, tanto internos como externos, a los que se ha de enfrentar a corto y medio plazo; también se tendrán en cuenta los obstáculos o dificultades que se interponen en el desarrollo de un plan de formación.

Se llevará a cabo un análisis de los factores externos e internos que caracterizan a la empresa; estos factores serán considerados positivos (de éxito) o negativos (de riesgo) en la medida en que contribuyan a:

  • la supervivencia de la empresa y la mejora de su competitividad,
  • la implantación de un plan de formación.

Este proceso de reflexión dará lugar a dos cuadrantes:

  • El primer cuadrante se refiere al análisis de los factores que condicionan la competitividad de la empresa.
  • El segundo cuadrante está referido al análisis de las posibilidades de implantación de un plan de formación.

Paso 2: Diseño del plan de formación

Lo siguiente será transformar, las necesidades identificadas anteriormente, en una formación que genere en la plantilla las competencias necesarias para solucionar los problemas que se hayan detectado. Esta tarea de diseño se llevará a cabo en tres fases:

Identificación de las necesidades formativas

Se deberá establecer la diferencia entre la forma en que se desempeña el trabajo y la forma en que se debería desempeñar, para así ganar en eficacia y eficiencia.

Identificación de las necesidades formativas
Causas   Tipos
Carencias o disfunciones en la forma de realizar el trabajo   Carencias percibidas de manera directa por la propia observación
Previsión de cambios que se deberán afrontar para mantener y/o mejorar los niveles de producción y rentabilidad   Surgen del análisis de los cambios y retos a los que se enfrenta la empresa

Determinación de las competencias a desarrollar

Deberá reflejar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para el desarrollo de un trabajo efectivo y de calidad. Las competencias señaladas establecerán el estándar de cualificación que se desea que posea la plantilla. Básicamente, esto se podría resumir así:

  • saber: adquisición de conocimientos
  • saber hacer: desarrollo de actitudes
  • saber ser: adquisición de habilidades

Objetivos formativos

Para el cumplimiento de estos objetivos deberemos seguir una metodología que tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

  • Tomar como referencia los objetivos generales de la empresa.
  • Partir de las necesidades de formación detectadas y preguntarse lo que sería capaz de hacer el trabajador sin esas carencias.
  • Concretar las capacidades observables y medibles, detallando los resultados de la ejecución de dichas conductas.
  • Formular los objetivos de la formación, según criterios de homogeneidad de las capacidades que reflejan la cualificación deseable.

Los resultados de este proceso harán referencia a las capacidades a desarrollar en la plantilla para alcanzar el nivel de cualificación deseado y afrontar los retos futuros.

Paso 3: Gestión e impartición de la formación

En esta fase, habrá varios aspectos que deberemos tener en cuenta a la hora de planificar la formación:

  • Contenidos formativos: ¿Qué conocimientos teóricos y prácticos se deberían impartir para superar las necesidades detectadas y adquirir las capacidades señaladas?
  • Población destinataria: ¿A qué trabajadores de la empresa interesaría más formar?
  • Número de personas: ¿Cuántas personas serían destinatarias?
  • Cronograma: ¿Qué periodo del año es el más conveniente para que la plantilla asista a las actividades formativas?
  • Duración: ¿Qué duración máxima deberían tener los cursos según necesidades de producción, y de conciliar la vida profesional y personal de los trabajadores?
  • Jornada: ¿Qué horario sería el más adecuado?
  • Modalidad: ¿Cuál sería la más adecuada, teniendo en cuenta las características de la plantilla?
  • Lugar de impartición: ¿Dónde sería más conveniente impartir la formación?

Una vez analizados todos estos aspectos, lo siguiente será comunicar el plan de formación a la Representación Legal de los Trabajadores en primer lugar, y después a los propios trabajadores.

Paso 4: Evaluación de resultados

La evaluación pretende medir el grado de adecuación entre los objetivos formativos y los resultados obtenidos de la gestión e impartición de la formación. En esta fase se pretende evaluar:

  • el desarrollo del plan de formación,
  • los resultados de las acciones formativas.

En la evaluación intervienen varios indicadores, que se ven afectados por las diferencias en el desarrollo de la formación. En función de nuestros objetivos, los indicadores elegidos para realizar esta evaluación podrán ser cuantitativos (número de participantes o de acciones formativas llevadas a cabo, por ejemplo) o cualitativos (elección de formadores, contenido de las acciones...).

Los principales indicadores para la medición de las acciones formativas son los siguientes:

Satisfacción: valoración de la acción formativa en cuanto a materiales, organización, profesorado, utilidad para el puesto de trabajo...

Aprendizaje: grado en que los conocimientos o habilidades recibidos durante la acción formativa han sido asimilados.

Transferibilidad: permite valorar en qué grado la persona formada pone en práctica, en el puesto de trabajo, los conocimientos adquiridos.

Retorno de la Inversión (ROI): mide la rentabilidad económica de la formación a través de la comparación entre el importe invertido en la acción formativa y el aumento del beneficio de la empresa como consecuencia de dicha formación.

Paso 5: Resultado final y seguimiento

En último lugar y como paso final del proceso de diseño del plan de formación empresarial, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

  • Eficacia de la formación.
  • Evaluación del aprendizaje.
  • Rentabilidad de la formación: se realizará un informe de rentabilidad.
  • Mejoras en el plan de formación: se estudiará si es necesario mejorar ciertos aspectos.

Una vez estudiados todos estos aspectos, se podrá volver de nuevo al diseño de futuros planes de formación, incluyendo en ellos las mejoras que se hayan considerado oportunas.